eMailer - Tool zur Erstellung personalisierter E-Mails

Der eMailer dient dem Versand personalisierter E-Mails unter Verwendung Excel-basierter Daten.

Es ist nicht nur möglich, die E-Mail mit Daten aus einer ausgewählten Excel-Datei zu füllen, sondern man kann diese Daten auch in einen Serienbrief übertragen, wobei er in eine PDF-Datei umgewandelt und der E-Mail beigefügt wird.

Darüber hinaus ist es optional möglich, verschiedene individuelle Dateien der E-Mail als Anlage hinzuzufügen.

Anwendung findet der E-Mailversand unter anderem für Rechnungen, Kursbestätigungen, Einladungen, Prüfungsergebnisse usw.

Der eMailer von Jung-Solutions - ganz einfach!

Der eMailer punktet im Gegensatz zur Standard Office Version mit folgenden Vorteilen: In einem einzigen Arbeitsgang lassen sich durch den eMailer personalisierte E-Mails mit einem im PDF-Format erstellten Serienbrief verknüpfen und bei Bedarf noch weitere individuelle Dateien vor dem automatischen Versand anhängen.

Der eMailer kann mit in Outlook eingerichteten E-Mails genauso wie mit beliebigen Webmails verwendet werden.

Kostenersparnis im Büro!

Wer regelmässig grössere Mengen an Dokumenten, z. B. Rechnungen, Prüfungsergebnisse, Einladungen u.v.m. zu versenden hat, spart gerade im Zeitalter der Digitalisierung mit dem E-Mail-Versand viel Zeit und unnötige Kosten und schont dabei noch die Umwelt.

Technische Herausforderung!

Einen Serienbrief in Word zu erstellen, diesen anschliessend auszudrucken und die einzelnen Seiten in einem Briefumschlag zu versenden, stellt für die meisten Benutzer kein Problem dar. Wenn es jedoch darum geht, statt der ausgedruckten Seiten einzelne PDF-Dateien zu erstellen, wird es für viele Anwender ziemlich knifflig. Abgesehen von diesen Bearbeitungsschritten muss jede einzelne PDF-Datei auch noch der richtigen E-Mail angefügt werden, die einerseits einen persönlichen Text enthalten sollte und der andererseits noch weitere Anlagen anzufügen sind.

Zur individuellen Kontrolle kann jede einzelne E-Mail an die eigene E-Mail-Adresse gesendet werden, ohne dabei die Daten ändern zu müssen.

 

Ein gelungener Abschluss!

Der Versand der E-Mails geschieht nach erfolgreicher Kontrolle durch einen einzigen Mausklick automatisch und hintereinander. Auf Wunsch können die zu versendenden E-Mails auch in Blöcken (eine vorher individuell definierte Menge an E-Mails) und in zeitlich festgelegten Abständen automatisch gesendet werden.

Die gesendete E-Mail befindet sich im Postausgangsordner des E-Mail-Clients (z. B. Outlook). Optional kann die versandte E-Mail - genauso wie die erstellte PDF-Datei - in einem Dateiverzeichnis zu Dokumentationszwecken gespeichert werden.

Für jeden E-Mail-Versand wird eine lückenlose Dokumentation (Journal) in einer Excel-Datei erstellt, in der alle Daten des E-Mail-Versandes - vom Anwender zuvor konfigurierbar - aufgelistet sind.

Der eMailer als Lösung!

All die genannten Vorteile können einfach und mit minimalem Aufwand mit dem eMailer umgesetzt werden. Ein einmal ausgeführter E-Mail-Versand lässt sich jederzeit auch mit aktualisierten Daten erneut ausführen. Neben dem eMailer wird lediglich eine gültige E-Mail-Adresse und eine Excel-Datei, die die notwendigen Daten für den E-Mailversand enthält, benötigt.

E-Mail-Vorlage für die Ewigkeit!

Es kommt nicht darauf an, wie oft die gleiche E-Mail an die verschiedensten Empfänger gesendet werden muss - die dazu benötigte E-Mail-Vorlage muss nur ein einziges Mal erstellt werden und trotzdem gleicht keine E-Mail der anderen.

Jede einzelne gesendete E-Mail erhält mit den individuellen Daten aus der Excel-Datei ihre eigene persönliche Note. Für die Erstellung der E-Mail-Vorlage steht daher ein moderner HTML-Editor zur Verfügung.

Serienbrief im PDF-Format!

Analog zu der E-Mail-Vorlage wird auch die Serienbriefvorlage angelegt. Für diese Erstellung kommt ein leistungsstarker integrierter Text-Editor zum Einsatz, der MS-Word sehr ähnlich ist. Vorlagen aus anderen Text-Editoren, die als RTF-Datei (RichTextFormat) abgespeichert wurden, können ebenfalls verwendet werden. Die so erstellte Vorlage wird in der Konfiguration der gewünschten E-Mail hinzugefügt. Vor dem Senden der E-Mail wird die Serienbriefvorlage automatisch mit den Daten aus der Excel-Datei gefüllt, diese dann in eine PDF-Datei umgewandelt und der E-Mail als Anlage hinzugefügt.

 

Pluspunkte bei den E-Mail-Anlagen!

Alles ist machbar! So können entweder die in der Excel-Datei aufgeführten Anlagen oder beliebige Dateien aus einem bestimmten Verzeichnis jeder E-Mail als Anlage problemlos

 

Leistungsmerkmale

  • Serialisierte E-Mails können einfach versendet werden.
  • In Microsoft Outlook benutzte E-Mail-Konten können ohne weitere Konfiguration im eMailer verwendet werden.
  • Vorhandene Webmail-Konten können nach Eingabe der Konfigurationsdaten im eMailer benutzt werden.
  • Die zur Laufzeit aus einem Serienbrief erzeugten PDF-Dateien werden separat angelegt und der einzelne PDF-Dateiname wird durch Eingabe einer Schablone automatisch benannt.
  • Eine beliebige Anzahl von Anlagen kann pro definiertem Verzeichnis und/oder pro Dateiname hinzugefügt werden.
  • Die Dateigrösse der Anlagen wird bereits in der Vorschau angezeigt.
  • Die E-Mail und das erzeugte PDF können im fertigen Layout in der Voransicht geprüft werden.
  • Der E-Mail-Versand kann auf zwei Weisen gestartet werden. Alle Mails werden durch einen einzigen Sendebefehl hintereinander verschickt. Alternativ können Mails in kleinen Mengen in zeitlichem Abstand mit dem Ziel geschickt werden, dass ein Massenversand nicht als Spam erkannt wird und somit im Spam-Filter landen könnte.
  • Nach jedem Versand wird ein Journal in einer Excel-Datei gebildet.
  • Die erzeugten PDF-Dateien können separat in einem Dateiverzeichnis gespeichert werden.
  • Die versendeten E-Mails können als MSG- (Outlook-Format) oder als EML-Datei (Webmail-Format) in einem Dateiverzeichnis gespeichert werden.

Testversion zum Download

Den eMailer können Sie als Testversion herunterladen und in aller Ruhe testen.

 

Standard Windows-Version. Zum Installieren benötigt es Admin-Rechte.
Portable Windows-Version. Zum Installieren benötigt es keine Admin-Rechte

 

 

Lizenzerwerb

Wenn Sie den eMailer kennengelernt haben und erleben konnten, wie effizient Ihre Arbeit durch seinen Einsatz wird, können Sie hier die Lizenz erwerben.

299,00 CHF/Stk.

FAQ

Gibt es eine Möglichkeit, den eMailer vor dem Kauf zu testen?

Selbstverständlich ist die Download-Version aus dem Internet bis auf eine Einschränkung in vollem Umfang funktionsfähig. Die Einschränkung besteht darin, dass maximal die ersten fünf Datensätze aus Excel verwendet werden können. Die Kaufversion ist allerdings vollumfänglich und ohne irgendeine Begrenzung nutzbar.

Kann ich den eMailer auf jedem Windows PC verwenden.

Entscheidend für den erfolgreichen Einsatz des eMailers ist eine Microsoft Office Version. Ab der Microsoft Office Version 2013 (32 Bit / 64 Bit) ist der eMailer problemlos verwendbar.

Ich habe die E-Mail nach dem Versenden in einem Verzeichnis gespeichert und sehe nun im Datei-Explorer von Windows keine Vorschau. Woran liegt das?

Leider kann der Dateiexplorer von Microsoft nur in der 32 Bit-Version eine Übersicht der E-Mail-Dateien (*.msg) anzeigen. Bei der 64 Bit-Version geht das bedauerlicherweise zz. noch nicht.

Ich habe mir einen Newsletter erstellen lassen, wobei die Bilder des Newsletters auf einem Web-Server gespeichert sind. Kann ich diesen Newsletter in dem eMailer verwenden und dabei die Bilder auf dem Web-Server belassen, damit sie bei Bedarf vom Empfänge

Natürlich können mit anderen Programmen erstellte Newsletter verwendet werden. Hierzu benutzt man die HTML-Importfunktion im HTML-Editor. Damit kann man definieren, ob die Bilder auf einem Web-Server liegen, damit sie in der E-Mail nur auf Wunsch geladen werden, oder ob die Bilder direkt in die E-Mail eingebettet werden sollen.

Kann ich mit dem eMailer grafisch schöne Newsletter im Responsive Webdesign erstellen?

Der eMailer kann bereits erstellte Newsletter, die im HTML-Format vorliegen (auch im Responsive Webdesign) mit Hilfe der Importfunktion übertragen und mit den Daten aus der verwendeten Excel-Datei personalisieren.

Für den reinen Newsletter-Versand ist der eMailer nicht so gut geeignet.

Ich kann in den Einstellungen die Option „E-Mails nicht versenden" anklicken. Wozu dient diese Möglichkeit?

Es gibt zwei gute Gründe, wofür man diese Option verwenden kann.

  1. Gerade in der Erstellungsphase eines E-Mail-Jobs kann es hilfreich sein, wenn in der Testphase nicht ungewollt E-Mails versendet werden. Wird dennoch der Button «ausführen» geklickt, dann startet der Prozess ohne Sendung der E-Mails. Im Journal erscheint danach der Hinweis "absichtlich nicht gesendet".
  2. Zusätzlich kann diese Einstellung dazu genutzt werden, um aus einem Serienbrief einzelne PDF-Dateien zu erstellen, die alle einen eigenen Dateinamen besitzen. Diese Funktion bietet Microsoft Office nicht an; sie wird aber von sehr vielen Anwendern gewünscht.
Ich habe bereits viele Serienbriefe in Word erstellt. Kann ich diese auch im eMailer verwenden?

Grundsätzlich kann man die Serienbriefe im eMailer einsetzen. Allerdings müssen zwei Punkte beachtet werden.

 

  1. Die Word-Datei muss als RTF-Datei abgespeichert werden. (RTF ist ein allgemeingültiges Texteditor-Format.) Ganz spezielle Word-Funktionen können dabei anders oder nicht abgebildet sein. Dies muss im Einzelfall geprüft werden.
  2. Ebenso müssen die dynamischen Daten (Tags) im Word-Dokument durch die Informationen im eMailer ersetzt werden, damit die Daten aus der Excel-Datei angezeigt werden können.

 

Wir sind ein allgemeinnütziger Verein und würden den eMailer gern einsetzen. Kann man uns im Preis entgegenkommen?

Für allgemeinnützige Vereine bieten wir 15 % Rabatt an. Um dieses Angebot in Anspruch nehmen zu können, senden Sie uns bitte einen Nachweis, der glaubhaft macht, dass Ihre Angaben stimmen (z. B. Angabe der Homepage des Vereins, Amtsregistereintrag). Nach erfolgreicher Prüfung senden wir Ihnen gern einen Gutscheincode im Wert von 15 %, den sie beim Einkauf in unserem eShop einlösen können.

Wir benötigen mehrere Versionen des eMailers. Gibt es die Möglichkeit, einen Mengenrabatt zu erhalten?

Wir bieten ab einer Abnahmemenge von fünf eMailern einen attraktiven Rabatt an. Richten Sie bitte vor dem Kauf eine Anfrage an info@jungsolutions.ch

Kann man den eMailer auf Rechnung kaufen?

Nur für gewerbliche Kunden mit einer Abnahmemenge, die die Zahl 100 übersteigt, ist dies möglich. Richten Sie bitte vor dem Kauf eine Anfrage an info@jungsolutions.ch

Kann ich den eMailer auf Vorkasse kaufen?

Eine Vorkasse ist beim eMailer leider nicht vorgesehen. Als Zahlungsmöglichkeit bieten wir in unserem eShop folgende Zahlungsmittel an: PayPal, Master Card, Visa Card und für die Schweizer Kunden zusätzlich Twint.  

Kann ich mit dem eMailer auch Serienmails ohne Anlagen versenden?

Der eMailer erlaubt selbstverständlich das Versenden von Serienmails ohne Anlagen.

Kann ich einen Job mit anderen Excel-Daten ausführen, ohne die gesamte Einstellung noch einmal durchführen zu müssen?

Diese Möglichkeit ist das enorme Plus des eMailers. Solange die verwendeten Daten in einer Excel-Datei gespeichert sind, kann der definierte Job immer wieder benutzt werden. Lediglich der Dateiname muss in der Konfiguration angepasst werden. Hat die Excel-Datei immer denselben Namen und befindet sich an der ursprünglichen Stelle, muss in diesem Fall keine Änderung vorgenommen werden.

Woher weiss man, ob man dynamische Felder benutzt, die nicht in der Excel-Datei vorhanden sind?

Der eMailer prüft jedes einzelne Feld (Tag) auf seine Existenz. Sollte eine Angabe fehlen, wird das sofort im eMailer angezeigt. Der Inhalt bzw. Wert eines Feldes kann natürlich nicht überprüft werden.

Zeigt der eMailer an, ob die E-Mail den Empfänger erfolgreich erreicht hat?

Eine solche Angabe erfolgt unabhängig vom eMailer. Die Meldung erreicht diejenige E-Mail, die für den E-Mail-Versand verwendet wurde.

Jung Solutions ermöglicht mit firmenspezifischer Software effizientere Arbeitsläufe!